111.11.18工作效率與時間管理全解說——心得

2022青年學習系列講座-心得>111.11.18工作效率與時間管理全解說——心得
發佈日期:2023-01-18

許沁函

人文與社會學院

國語文學系

  我印象很深刻,講者是一位十分纖細的人,好像一陣風就能把她吹倒似的。但是她一開口我就感受到她一股莫名的領導魅力。她也是一位非常認真的講師,簡報內容相當的豐富。首先,她希望我們先對自己的人生進行一個分類,問自己,甚麼比較重要?我究竟想要甚麼?找到自己最想要的目標很重要,因為只有有一個足夠喜愛的目標,才能推進自己不斷往前努力。她說這可以是家庭、事業、生活方式。我則是希望我自己能有溫馨的小家庭,做著薪水不錯又不容易被替代的工作。
  這堂講座不停的在思考、問問題,想追求的是甚麼?想改善的又是甚麼呢?設定目標如果覺得很難的話,老師還提供了一個簡單的公式「時間+目標+數字」就是你的目標了。譬如說「半小時內」+「寫完」+「一份作業」。這樣一個清晰明瞭的目標就誕生了。我們必須將注意力放在「最想要」的東西上,因為人的經歷、時間都是有限的,如果我們一直分心,那怕自己還很年輕,也禁不起消磨。如果我最想要「累積作品」,那持續寫作就變成我最重要的事情,其他得不論是玩遊戲或者是打工,都要安排在寫作之外的時間。也就是將寫作排在第一位,只有完成了最重要的事情,才不會在其他時間忐忑不安。講這提供了很棒的順序迴圈,設定目標→合理計劃→時間安排→堅持執行→復盤修正(重複迴圈)。這樣就能不斷推進自己變得更好。當然,在處理時間規劃時,我們常常會覺得時間不夠用,這個時候就要開始分配事情的優先順序了。是計劃內的事情嗎?還是突發的事件?或者只是干擾的雜事?計劃內的事情理應提前準備,寫在日程上。譬如兩個月後要繳交提案,每周要有至少一頁的進度,那就要將撰寫的時間排進行事曆裡,否則乍看一眼行事曆,只會覺得自己都沒事,沒有想到有許多籌備工作都還沒做。
  再來,保護行事曆尤其重要,因為就是會有各式各樣的事情來打擾你,可能是朋友突然約唱歌、室友突然找你聊天,各式各樣。盡量不要讓別人輕易擾亂你的規劃,要由你自己去規畫你的行事曆,而不是將主控權交給別人。也要清楚,自己甚麼時候比較有精神,甚麼時候容易渙散。像我是下午最有活力,早上就精神不好,所以很多重要的事情就可以放在下午做,不容易做錯決策外,也可以更充滿效率。
  講師特別強調,我們不論在做甚麼計劃「復盤」很重要,因為在每一次計畫實行中,總會有一些可以調整到更好的,中心分析問題,或還原自己的初心,是復盤時刻應該要做的。可以在周末,也可以在月底,不要忘記幫自己安排幾天假日,不要為了瘋狂地往目標衝,而忘了自己的生活品質。
  「刻意練習」講師特別提到這本書,一件事做一萬次到底會不會變成頂尖呢?其實關鍵在於有沒有刻意練習!否則天天晨泳的阿伯可能也能躋身國際賽事了!要有一個想要雕琢到更好的心,以及嚴謹、專業的態度,才能到達頂尖,並非只是花時間就可以了。
  分心是時間規劃中最致命的一件事,盡量不要讓未完成的事情帶給我們壓力,要能將事情告一段落,並分配好甚麼時候完成。杜絕掉外在的誘因,像手機就可以靜音、收起來;杜絕內在誘因,覺得無聊就適時給自己獎勵,寫完一半作業就休息十分鐘、吃一個小點心等等。番茄鐘時間管理法就有很多人使用,也非常不錯的時間分配方法。通常都是以二十五分鐘為單位,每次休息五分鐘,四輪之後再完整休息較長時間。或者是將大目標拆解成小任務,譬如說,要瘦十公斤的話,就先以兩公斤為目標,分配五個月,不那麼困難,自然就比較想做了!
  講座後半,講者發了一張小表單給我們,上面寫著工作、家庭等等,對自己人生的一些目標規劃,其中的加法跟減法。所謂的加法,就是說在這個領域你想達到甚麼改變,所要付出的努力。我希望能累計作品,那加法自然是定時產出定量文章。而減法就是你認為不需要的、要改善的,能用甚麼方法改善?這張單子幫助我思考自己生活中很多需要調整的地方。就像講者一開始說的,我們應該要找到自己真正想要的目標。
  講者還講了一個完全超乎我原本認知的概念,也就是「意志力是有限的」我們不能總是奢求自己用意志力克制所有慾望。不只難以達到,更有可能會彈性疲乏,讓自己再也不想完成這件事。最好的方法,是不要高看自己的意志力,也不要讓自己去做極難達成的苦行。這些困難的事最容易讓人失敗,從而認為自己意志力不足、是個失敗者。負面情緒會讓人陷入一個迴圈,不信任自己、不自信,從而做事沒有效率,又再度影響自身的發揮。阻斷一個負循環,只需要從一個小小的改變開始,只要開始往好的地方改變,就會變好!講者說,給自己小小的目的地,努力達到,再好好的獎勵自己!
  我認為時間管理終其一生都需要,畢竟唯有時間是永恆不變的價值,無論誰的一分鐘都一樣長,時間是最珍貴、最平等的。當我們揮霍時間時會產生不安,認真生活時會安心踏實。因此,好好的經營自己的生活、安排行事曆、規劃人生目標就很重要。我曾見過一成不變的人們,十年前、十年後,做著一樣的事,毫無改變,只是蒼老了不少。這樣的生活像是任由時間溜走,我不喜歡、也不希望活得無趣。希望自己的人生到處有驚喜,也期許自己能一一面對困難!
  這堂課程的講者很擅長引導思考,我也十分喜歡回答問題,所以聽講十分開心,也收獲頗豐。已經有許多概念被我應用在生活中,不做不該自己做的事、兩分鐘就能解決的事馬上做等等。我也覺得生活品質有所改善,望能再舉辦更多此類的課程講座!