電訪溝通技巧線上講座心得

發佈日期:2021-08-17

胡靜慧

人文與社會學院

國語文學系

    講座一開始,講師便先請大家填寫問卷,調查大家遇到電話推銷時會有的可能反應,大多數人都會表示自己正在忙,或明確表示拒絕,極少數人會直接掛斷。我覺得作為一個人的基本禮貌跟修養,不應該會有直接掛斷的反應,通常如果正在忙,如實告訴對方或表示拒絕之意,大部分來電者也不至於死纏爛打,且將心比心,在其位謀其事,對方也是在工作,並沒有對不起任何人,所以接聽者也不該態度惡劣回覆。但畢竟他人的行為反應無法強求,因此撥電者只能用合適的方法,達到目的、爭取接聽者的回應。 

    打電話時,有所謂的黃金20秒,影響接聽者是否願意進行接下來的談話。所謂好的開始是成功的一半,開場需先闡明身分跟來電目的,要簡潔明確的說明清楚,不宜過多冗言贅字或斷句不順。再來是最容易忽略的讚美寒暄,畢竟人是情感動物,若是讓對方感受到善意、拉近彼此距離,較有成功電訪的可能。且撥電者要能夠同理接電者的感受,用話語表示自己能夠理解對方的感受,用真誠的態度回應、面對。 

    在打電話時,就算對方無法看到,也要保持笑容,因透過電話仍然能感受到說話者的情緒態度。撥電者的電話禮儀至關重要,因其代表了該企業或學校的形象,也大大影響接聽者的意願態度。雖然聲音甜美悅耳是天生的,但語調技巧是可以後天訓練培養的,說話跟唱歌都有其節奏,語調要有高低起伏、抑揚頓挫,語氣要和緩穩重,語速適中,不宜過快過慢,也要適時斷句,不可一口氣一長串句子,容易導致接聽者無法聽清理解。平時可以多練習用不同的語氣、不同的音調說話,訓練掌握節奏的技巧。在電訪前,最重要的是要事先打好草稿,才不會忘記、漏講需要說明的事項資訊,並且要事先模擬對方的反應並思考如何回應,才不容易不知所措、慌了手腳。當對方拒絕時,去了解對方拒絕的原因,不用傷心氣餒,下次再多多嘗試。不用太過在意被拒絕,對方拒絕是對方的損失,從經驗中學習、瞭解不足之處,加以改進,增強自己的能力。 

    參加電訪溝通技巧線上講座,讓我學到很多。講師講解技巧時會舉許多例子並讓同學練習,也有許多口訣技巧幫助理解記憶,如:一抹微笑、二口相對、三句一讚、四聲語調、五感應對、六心傾聽、三F法則等。且讓我最感新奇、最印象深刻的是,用唱歌練習說話的節奏語調,很特別有趣,而且感覺大家都很厲害、很會唱歌。通常接到電話時,我都會聽聽看對方要說什麼,再禮貌拒絕,除非在忙,才會跟對方說自己現在沒空、直接表示拒絕。加上之前自己有過打電話的打工經驗,也曾被掛過電話或惡言相向,因此能更理解、體諒對方的難處跟職責。