發佈日期：2019-12-11

蕭如邑

管理學院

經營與管理學系

升上大四後，因為班上同學的邀約，而成為畢代，負責班上畢業相關事項與資訊傳達，9月底參與第一次畢代大會後，我自願擔任畢聯會的秘書長，負責處理各班制的畢代聯繫、建立fb社團為訊息公告平台、協助學士袍租借與畢業照拍攝的進行。

由於對於畢業相關事務完全不熟悉，毫無經驗的我們靠著課外活動指導組潘組長與上屆畢聯會會長的引導，開始進行我們的工作。

首先我進行的第一項工作就是收集56個碩博士班的畢代人選與聯絡資訊，這項工作十分的繁鎖，在第一階段，我先參考去年的樣式，設計畢代人選的通知單，藉由課指組發到各系系辦，同時放上表單連結QR碼，線上線下同時進行資料收集，希望能加快速度，以利後續事項的進行。

可惜一開始收集的情況並不理想，僅10多個班繳回單子，直到期限截止日，也只有大約一半的回收率，因此我們需要進行第二階段的催收。由組長寄送Email至各系系辦，聯繫各班制學生，希望盡速決定畢代人選並回報，經過幾番折騰才終於完成。

而工作並未結束，因為原先並沒有一個平台可以公告事項傳遞給各班畢代，聯絡資訊零散，無法達到效益，因此我們在FB建立了109級畢聯會社團，統一公布開會資訊與相關事務。

在邀請各位畢代進到社團的過程也是ㄧ波三折，即使線上表單有要求填寫fb名稱，實際在搜尋的時候也是時常無法確定是不是此人，甚至有的人運用電話、email都無法聯繫上，造成很大的困擾，幾經努力後才終於讓社團人數從0變成上百位成員，得以順利進行後續畢業服租借與照片拍攝。

在個人照、師長團照、走點團照這三個部分，多虧了有行政長與其他幹部的規劃，從各類別拍攝日期的安排，到各班級時段的志願選填與確認，花費了好大一番心力，才將一切確定下來，從12月初開始進行所有拍攝項目，在拍攝期間，我們畢聯會的幹部輪班在休憩中心看顧拍攝的進行，並且協助攝影師進行照片的命名與歸檔、各班拍攝人數的確認，避免與繳費金額有所出入，導致雙方權益的受損。

經過這次的服務經驗讓我體會到，校級組織比起系學會、社團要來的大許多，不論是服務的範圍、面對的對象與牽涉的層面，在工作開始進行之前就必須有周全的考慮與規劃，避免因為小失誤而釀成大錯，藉由這樣的訓練可以培養我們出社會所需具備的職場技能，是個很實用的服務經驗！也要感謝畢聯夥伴們互相幫助，讓我們得以ㄧ步步建構起作業流程，為畢業生提供最佳的服務！